Автоматизация рабочих процессов

Вокруг каждой операции есть подготовка данных, проверки, исправления и согласования. Рассматриваем весь участок работы, чтобы понять, где команда тратит время.

Выясняем, какие действия стоит соединить или упростить и от каких можно отказаться. По итогам выбираем, что автоматизировать и как изменится процесс целиком.

Разбираем процесс с сотрудниками, которые его ведут. Вместе определяем ситуации с устойчивыми правилами и случаи, где требуется профессиональное решение.

Для обычных задач настраиваем автоматический маршрут, а неоднозначные передаём человеку вместе с нужной информацией. Проверяем ошибки и повторы, чтобы сотрудник мог разобраться в состоянии задачи и продолжить работу.

Со временем появятся новые согласования, роли сотрудников и подключения. Показываем команде, где заданы правила и какие изменения она сможет вносить самостоятельно.

Для технических доработок сохраняем описание связей и проверок. Это поможет развивать процесс с пониманием того, что затронет изменение.

Будущего владельца процесса включаем в работу с самого начала. Вместе проверяем остановки, уточняем данные и разбираем нестандартные решения, с которыми он встретится после передачи.

По его вопросам дорабатываем маршрут и инструкции. Заранее договариваемся, кто отвечает за правила и кто поможет с техническими изменениями.

Эффект оцениваем по частоте операций, времени подготовки и контроля, исправлениям, подпискам и сопровождению. Сравниваем исходный и новый процесс в сопоставимых условиях.

Обсуждаем, на какие задачи команда сможет направить высвободившееся время и какие улучшения стоит проверить дальше. Если текущая задача решена, завершаем работу и передаём управление сотрудникам.

Передаём правила, исходники, подключения, доступы, журнал действий и инструкции для ошибок и ручных решений. Разбираем их на реальном рабочем маршруте, чтобы следующую задачу можно было начинать с понимания уже сделанного.

Команда сможет пересматривать правила автоматизации по мере изменения своих задач.