Interne Automatisierung

Jeder Vorgang ist von Datenvorbereitung, Prüfungen, Korrekturen und Freigaben umgeben. Wir betrachten den gesamten Arbeitsbereich, um zu verstehen, wo das Team Zeit aufwendet.

Wir klären, welche Handlungen verbunden oder vereinfacht und welche gestrichen werden können. Danach entscheiden wir, was automatisiert wird und wie sich der Gesamtprozess verändert.

Wir analysieren den Prozess mit den Mitarbeitern, die ihn ausführen. Gemeinsam bestimmen wir Situationen mit festen Regeln und Fälle, die professionelles Urteil erfordern.

Für gewöhnliche Aufgaben richten wir einen automatischen Weg ein; mehrdeutige Fälle gehen mit den nötigen Informationen an einen Menschen. Wir prüfen Fehler und Wiederholungen, damit Mitarbeiter den Zustand einer Aufgabe verstehen und weiterarbeiten können.

Mit der Zeit kommen neue Freigaben, Rollen und Anbindungen hinzu. Wir zeigen dem Team, wo die Regeln festgelegt sind und welche Änderungen es selbst vornehmen kann.

Für technische Weiterentwicklungen halten wir Verbindungen und Prüfungen fest. So lässt sich der Prozess mit Kenntnis der Folgen einer Änderung weiterentwickeln.

Wir beziehen die künftige verantwortliche Person für den Prozess von Anfang an ein. Gemeinsam testen wir Unterbrechungen, klären Daten und analysieren ungewöhnliche Entscheidungen, denen sie nach der Übergabe begegnen wird.

Ihre Fragen fließen in Verbesserungen des Ablaufs und der Anleitungen ein. Wir vereinbaren frühzeitig, wer für Regeln zuständig ist und wer bei technischen Änderungen hilft.

Wir beurteilen die Wirkung anhand der Häufigkeit von Vorgängen, der Zeit für Vorbereitung und Kontrolle, Korrekturen, Abonnements und Betreuung. Wir vergleichen alten und neuen Prozess unter vergleichbaren Bedingungen.

Wir besprechen, wofür das Team die gewonnene Zeit nutzen und welche Verbesserungen es als Nächstes prüfen kann. Wenn die Aufgabe gelöst ist, schließen wir die Arbeit ab und übergeben die Steuerung an die Mitarbeiter.

Wir übergeben Regeln, Quellcode, Anbindungen, Zugänge, ein Aktivitätenprotokoll und Anleitungen für Fehler und manuelle Entscheidungen. Wir gehen sie anhand eines echten Arbeitswegs durch, damit die nächste Aufgabe auf dem bereits Erreichten aufbauen kann.

Das Team kann die Automatisierungsregeln überarbeiten, wenn sich seine Aufgaben ändern.