Στο περιεχόμενο

Εσωτερικός αυτοματισμός

Αυτοματοποιούμε ανταλλαγή δεδομένων, αιτήματα, εγκρίσεις και αναφορές. Μειώνουμε τις χειροκίνητες ενέργειες σε όλη τη διαδικασία και δείχνουμε στην ομάδα πώς να διαχειρίζεται τον νέο τρόπο εργασίας.

Βλέπουμε ολόκληρη τη διαδικασία

Κάθε εργασία περιλαμβάνει προετοιμασία δεδομένων, ελέγχους, διορθώσεις και εγκρίσεις. Εξετάζουμε όλο αυτό το τμήμα για να καταλάβουμε πού ξοδεύει χρόνο η ομάδα.

Βρίσκουμε ποιες ενέργειες αξίζει να συνδεθούν ή να απλοποιηθούν και ποιες μπορούν να καταργηθούν. Έπειτα επιλέγουμε τι θα αυτοματοποιηθεί και πώς θα αλλάξει η συνολική διαδικασία.

Η εμπειρία των εργαζομένων γίνεται μέρος της λύσης

Αναλύουμε τη διαδικασία με όσους την εκτελούν. Μαζί εντοπίζουμε καταστάσεις με σταθερούς κανόνες και περιπτώσεις που απαιτούν επαγγελματική κρίση.

Για συνηθισμένες εργασίες ορίζουμε αυτόματη διαδρομή, ενώ οι αμφίβολες πηγαίνουν σε άνθρωπο μαζί με τις απαραίτητες πληροφορίες. Ελέγχουμε σφάλματα και επαναλήψεις ώστε ο εργαζόμενος να καταλαβαίνει την κατάσταση και να συνεχίζει.

Έλεγχος της διαχείρισης αιτήματος

ΚατάστασηΕνέργεια συστήματος
Συνηθισμένο αίτημαΑνάθεση σε υπεύθυνο
Το συμβάν έφτασε ξανάΔιατήρηση ενός αιτήματος
Χρειάζεται πρόσθετος έλεγχοςΑνάθεση σε εργαζόμενο

Οι κανόνες πρέπει να μπορούν να αλλάζουν

Με τον καιρό θα προκύψουν νέες εγκρίσεις, ρόλοι εργαζομένων και διασυνδέσεις. Δείχνουμε στην ομάδα πού ορίζονται οι κανόνες και ποιες αλλαγές μπορεί να κάνει μόνη της.

Για τεχνικές βελτιώσεις διατηρούμε περιγραφή των συνδέσεων και των ελέγχων. Έτσι η διαδικασία εξελίσσεται με γνώση των συνεπειών κάθε αλλαγής.

Ο υπεύθυνος συμμετέχει πριν από την παράδοση

Συμπεριλαμβάνουμε τον μελλοντικό υπεύθυνο της διαδικασίας από την αρχή. Μαζί ελέγχουμε διακοπές, διευκρινίζουμε δεδομένα και εξετάζουμε ασυνήθιστες αποφάσεις που θα αντιμετωπίσει μετά την παράδοση.

Οι ερωτήσεις του οδηγούν σε βελτιώσεις της διαδρομής και των οδηγιών. Συμφωνούμε εκ των προτέρων ποιος είναι υπεύθυνος για τους κανόνες και ποιος θα βοηθήσει με τεχνικές αλλαγές.

Μετρούμε όλη την εργασία

Αξιολογούμε την επίδραση από τη συχνότητα εργασιών, τον χρόνο προετοιμασίας και ελέγχου, τις διορθώσεις, τις συνδρομές και τη συντήρηση. Συγκρίνουμε παλιά και νέα διαδικασία σε αντίστοιχες συνθήκες.

Συζητούμε σε ποιες εργασίες η ομάδα μπορεί να αξιοποιήσει τον χρόνο που εξοικονομεί και τι θα δοκιμάσει έπειτα. Όταν λυθεί η τρέχουσα εργασία, ολοκληρώνουμε το έργο και παραδίδουμε τον έλεγχο στους εργαζομένους.

Η ομάδα διατηρεί τη δυνατότητα να αλλάξει τη διαδικασία

Παραδίδουμε κανόνες, πηγαίο κώδικα, διασυνδέσεις, προσβάσεις, αρχείο ενεργειών και οδηγίες για σφάλματα και χειροκίνητες αποφάσεις. Τα εξετάζουμε σε πραγματική διαδρομή εργασίας, ώστε η επόμενη εργασία να αρχίσει με κατανόηση όσων έχουν ήδη γίνει.

Η ομάδα μπορεί να επανεξετάζει τους κανόνες αυτοματισμού καθώς αλλάζουν οι ανάγκες της.

Τι μπορεί να περιλαμβάνει η εργασία

  • Συγκέντρωση αιτημάτων

    Αιτήματα από διαφορετικά κανάλια φτάνουν στους υπευθύνους.

  • Έγκριση εγγράφων

    Συμμετέχοντες, αποφάσεις και ιστορικό σε μία διαδρομή.

  • Τακτικές αναφορές

    Δεδομένα εργασίας συγκεντρώνονται βάσει προγράμματος.

  • Ανταλλαγή μεταξύ συστημάτων

    Παραγγελίες και καταστάσεις ενημερώνονται χωρίς νέα καταχώριση.

Οργάνωση της εργασίας

Αναλύουμε τη διαδικασία

Μελετούμε την εργασία των εργαζομένων από την προετοιμασία δεδομένων έως τον έλεγχο και τη διόρθωση σφαλμάτων. Μετρούμε τον όγκο και τον χρόνο των εργασιών.

Από εσάς
Παραδείγματα εργασιών και συμμετοχή των εργαζομένων που τις εκτελούν
Αποτέλεσμα σταδίου
Περιγραφή διαδικασίας και δείκτες σύγκρισης

Ορίζουμε τους κανόνες

Αποφασίζουμε ποιες ενέργειες μπορούν να αυτοματοποιηθούν και πού χρειάζεται άνθρωπος. Αναλύουμε εξαιρέσεις και τον τρόπο αντιμετώπισης σφαλμάτων.

Από εσάς
Παραδείγματα συνηθισμένων περιπτώσεων, σφαλμάτων και αποφάσεων εργαζομένων
Αποτέλεσμα σταδίου
Κανόνες αυτοματισμού και κατανομή ευθυνών

Συνδέουμε τα συστήματα

Ρυθμίζουμε την ανταλλαγή δεδομένων και τις αυτόματες ενέργειες. Ελέγχουμε επαναλήψεις, διακοπές και ανάθεση μιας εργασίας σε εργαζόμενο.

Από εσάς
Προσβάσεις στα συστήματα και δοκιμαστικά δεδομένα
Αποτέλεσμα σταδίου
Λειτουργικός αυτοματισμός και αρχείο ενεργειών

Ελέγχουμε στην πράξη

Μαζί με τον υπεύθυνο εργαζόμενο περνούμε πραγματικές περιπτώσεις εργασίας. Συγκρίνουμε τον χρόνο πριν και μετά την αλλαγή και παραδίδουμε οδηγίες.

Από εσάς
Υπεύθυνος εργαζόμενος και χρόνος παρατήρησης της διαδικασίας
Αποτέλεσμα σταδίου
Οδηγίες, υλικό έργου και σύγκριση αποτελεσμάτων

Τι ελέγχουμε

  • Πρόσβαση στα δεδομένα

    Διαχωρίζουμε ρόλους και καταγράφουμε ενέργειες.

  • Σφάλματα και επαναλήψεις

    Ελέγχουμε επαναληπτική επεξεργασία και ανάθεση εξαιρέσεων σε εργαζόμενο.

  • Οικονομία

    Συγκρίνουμε χρόνο, σφάλματα και κόστος πριν και μετά.

Τι παραδίδουμε

  • Αρχεία πηγαίου κώδικα και αποθετήριο έργου
  • Προσβάσεις και κατάλογος εξωτερικών διασυνδέσεων
  • Οδηγίες ενημέρωσης και αποκατάστασης
  • Έγγραφα για δικαιώματα και χρησιμοποιούμενες άδειες
  • Χάρτης διαδικασίας, κανόνες πρόσβασης και οδηγίες για εξαιρέσεις.

Ποιες εργασίες θέλετε να αυτοματοποιήσετε;

Περιγράψτε μια επαναλαμβανόμενη διαδικασία και δείξτε συνηθισμένες και ασυνήθιστες περιπτώσεις. Θα εξετάσουμε τι απλοποιείται, πού παραμένει ο άνθρωπος και πώς μετριέται το αποτέλεσμα.

hello@tok.moscow@TokMoscowBot
Ας συζητήσουμε το έργο

Μετά τη συμφωνία για την εργασία

  • Παράδειγμα διαδικασίας και εξαιρέσεών της
  • Αρχικοί δείκτες χρόνου και φόρτου εργασίας
  • Υπεύθυνος, ρόλοι και συμφωνημένες προσβάσεις

Πώς θέλετε να επικοινωνήσετε;

Στείλτε ηλεκτρονικό μήνυμαΠεριγράψτε το έργο σας και επισυνάψτε το διαθέσιμο υλικό.hello@tok.moscowΣτείλτε αίτημα στο TelegramΟ αυτόματος βοηθός θα κάνει μερικές ερωτήσεις και θα μεταφέρει τις απαντήσεις στην ομάδα.